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Comment bien s’organiser en télétravail : 5 astuces pour réussir14 min read

Comment bien s’organiser en télétravail ? Découvrez cinq astuces pour rendre votre télétravail efficace et épanouissant.

De nos jours, les limites entre la vie professionnelle et la vie personnelle ont tendance à s’effacer. Il est possible par exemple de faire ses courses pendant ses heures de bureau mais aussi de passer de nombreuses heures le soir, chez soi, à répondre à des e-mails.

Le télétravail se démocratise. De plus en plus de sociétés proposent à leurs salariés de pouvoir travailler de chez eux. Avec les technologies actuelles, il est en effet possible d’être aussi efficace depuis son bureau que depuis son salon.

Le télétravail est-il fait pour tout le monde ? Y a t-il des pièges à éviter ? Comment être aussi performant en télétravail qu’au bureau ? Découvrez les réponses à ces questions dans cet article.

Les conseils et les compliments sincères rendent le travail facile et doux.

Alexandre Dumas

Bonne lecture. 😉


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Définition

Qu’est ce que le télétravail

Par définition, le télétravail est défini comme le fait de travailler hors des locaux de son entreprise. Ainsi, vous êtes en télétravail si vous êtes amené à travailler depuis chez vous, dans un espace de travail public ou encore si vous êtes en déplacement.

De façon plus approfondie, un salarié est en situation de télétravail lorsqu’il réalise une activité hors de son entreprise qui aurait pu être exécutée dans les locaux de cette dernière.

De manière générale, lorsque vous êtes en situation de télétravail, vous devez être en mesure de pouvoir réaliser toutes les activités effectuées habituellement au sein de votre entreprise.

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Ce que dit la loi

Le télétravail est quelque chose de cadré. Il est mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou d’une charte d’entreprise. En l’absence de ces éléments, la mise en place du télétravail doit se faire de manière formalisée par le biais d’un avenant au contrat de travail ou encore par un échange d’e-mails ou de courriers.

Dans tous les cas, les éléments suivants doivent être précisés :

  • La détermination des plages horaires de travail pendant lesquelles vous êtes joignable
  • Certaines modalités servant à contrôler votre temps de travail effectif et/ou les tâches réalisées
  • Les conditions de passage en télétravail et à contrario celles d’un retour à un contrat sans télétravail
  • Les conditions de mise en oeuvre du télétravail et les modalités d’acceptation du salarié.

Prise en compte des frais

Que le salarié soit en télétravail ou non, l’employeur est tenu de prendre en charge les frais engagés pour les besoins de l’activité professionnelle.

Ainsi, il est possible de vous faire rembourser les dépenses inhérentes à la mise en place ou l’exécution de votre activité en télétravail. Ces frais peuvent être multiples : ramettes de papiers, cartouches d’encre etc…

L’employeur peut choisir de rembourser le salarié au réel, avec justificatif d’achat ou mettre en place un remboursement forfaitaire.

Le salarié peut également prétendre à une indemnisation concernant l’utilisation de son forfait téléphonique et/ou internet dans le cadre du travail à domicile. Ce remboursement se fait généralement au prorata du temps passé en télétravail.

Enfin, concernant les frais de repas, le salarié en télétravail doit bénéficier des mêmes droits que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, si vous bénéficiez de tickets restaurant, vous conservez ces derniers en télétravail. En revanche, si l’entreprise dispose d’un service de restauration avec participation de l’employeur, l’employeur n’est pas tenu de compenser cette perte au salarié en télétravail.

 Indépendamment de l’amour du travail, il faut encore avoir de la constance.

 Benjamin Franklin

Bien s’organiser en télétravail, astuce 1 : S’isoler

La première astuce pour bien s’organiser en télétravail tombe sous le sens : il vous faut un espace dédié et au calme. En effet, comme expliqué dans l’article Comment devenir plus productif avec un peu de bon sens, le maximum de notre productivité se met en place entre cinq et vingt minutes après avoir commencé une tâche et selon les personnes. Ainsi, à chaque distraction, ce temps sera à nouveau nécessaire pour être pleinement productif.

Si vous n’êtes pas seul à la maison pendant que vous travaillez, il est nécessaire de fixer des règles strictes avec votre entourage. Certes vous êtes à votre domicile mais ce temps est un temps de travail pour lequel vous êtes rémunéré. Le télétravail est un contrat de confiance passé entre le salarié et l’entreprise. Ainsi, il est nécessaire que vous puissiez exercer votre activité en toute sérénité.

Ensuite, essayez de travailler dans une pièce neutre sans tentation. Par exemple, il ne serait pas judicieux d’avoir une télévision à porté de mains. Pour bien s’organiser en télétravail, l’essentiel consiste à définir clairement les limites entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Sans cela, il est facile de tomber dans certains pièges qui pourraient rompre cette relation de confiance si importante entre vous et votre entreprise.

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Bien s’organiser en télétravail, astuce 2 : S’organiser efficacement

Pour être pleinement productif en télétravail, il est nécessaire d’organiser vos journées comme si vous étiez au bureau. Avant de commencer à travailler, listez les tâches importantes à réaliser dans la journée et essayez de vous y tenir. Pour plus de souplesse, une astuce consiste à plutôt s’organiser de manière hebdomadaire plutôt que quotidienne. En effet, cela permet, entre autre, de gérer les imprévus sans impacter le travail de fond.

Ensuite, comme au bureau, il est important que vos collaborateurs sachent à quels moments vous êtes disponibles pour échanger et à quels moments vous ne l’êtes pas. Les messageries actuelles permettent de notifier votre statut. N’hésitez pas à communiquer sur votre rythme avec des « bonjour », « je m’absente », « merci de ne pas me déranger dans l’heure qui suit ». Pour bien s’organiser en télétravail, essayer en amont d’anticiper les moments d’échanges et les moments de concentration.

Il est également nécessaire de s’instaurer des petites routines. Par exemple, la matinée peut être réservée à la rédaction de livrables et l’après midi à des réunions ou à du travail collaboratif. Enfin, ce n’est pas parce que vous êtes à la maison que vous n’avez pas le droit de vous accorder des temps de pause. Au contraire, ces derniers sont primordiaux. En effet, selon la loi d’Illich, au delà d’un certain seuil, la productivité décroit en fonction du temps. Il est ainsi recommandé de travailler selon des cycles de 90 minutes maximum. S’il fait beau dehors, quoi de plus agréable de faire un break avec un café sur sa propre terrasse ? 😉

Vous l’aurez compris, l’organisation est primordiale en télétravail. C’est d’ailleurs une soft skill qui a de la valeur. Si cela vous intéresse, je développe ce sujet dans l’article : Quelles sont les différentes soft skills et comment les développer ?

Bien s’organiser en télétravail, astuce 3 : Anticiper

Pour bien s’organiser en télétravail, il est important d’anticiper les tâches que vous allez réaliser à la maison. Comme le cadre est différent que celui du travail en entreprise, il est possible de profiter de votre espace au calme pour avancer plus sereinement sur des dossiers importants.

Ainsi, durant votre temps au bureau, profitez-en pour faire le maximum de travail en équipe ou qui nécessite des logiciels outils uniquement disponibles sur place. Essayer également de réaliser toutes vos réunions en entreprise pour ne pas que ces dernières interfèrent lorsque vous serez au calme chez vous. De surcroît, il est plus facile d’imposer son point de vue en réunion lorsque nous sommes physiquement présents.

Le dialogue est primordial, parlez de l’organisation qui vous convient le mieux avec vos collègues et votre hiérarchie. Ainsi, si vous avez besoin de plus de calme lorsque vous êtes en télétravail, ces derniers seront plus aptes à respecter votre choix. Néanmoins, il faut être en mesure de rester souple car les imprévus sont légions.

En conclusion, essayez de mettre le plus possible votre temps en télétravail au profit de tâches compliquées qui vous demande beaucoup d’attention. Vous serez beaucoup moins pollué pour le faire qu’au bureau. Il est également possible de profiter du surplus de productivité générée pour avancer sur des livrables.

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Bien s’organiser en télétravail, astuce 4 : Savoir communiquer

Le premier piège à éviter en télétravail est de trop communiquer. En effet, il est possible de tomber dans le piège d’inonder ses collègues ou sa hiérarchie d’e-mails ou de messages juste pour justifier que vous êtes bien en train de travailler. Vous êtes alors simplement en train de rendre des comptes. Votre travail, comme en entreprise, ne sera pas jugé sur votre communication mais bien sur la qualité de vos livrables (voir notre article sur le présentéisme).

La communication reste cependant un élément important, que ce soit en télétravail ou au bureau. Pour aller plus loin sur ce sujet, je vous invite à découvrir notre article Ecouter les autres : pourquoi c’est important et comment le faire ? Pour bien s’organiser en télétravail, il est important d’axer votre communications sur deux points essentiels.

Le premier point est bien sûr de communiquer sur les éléments importants de votre travail. Nous sommes généralement des maillons essentiels d’une chaîne. Ainsi, lorsque notre travail peut donner au reste de l’équipe des éléments pour avancer, il est nécessaire de communiquer sur ces derniers. Il est est de même lorsque nous parvenons à terminer un livrable pour un client ou notre hiérarchie.

Ensuite, il est également essentiel de ne pas s’isoler lorsque nous sommes en télétravail. Pour cela, vous pouvez mettre en place certains rituels avec vos collègues. Ces derniers peuvent se matérialiser par des appels à des heures déterminées ou encore des points réguliers via la messagerie instantanée. À nouveau, l’optimal se trouve dans le bon dosage de ces relations.

En conclusion, la communication est essentielle mais elle doit rester pertinente.

Face au travail l’homme peut avoir deux attitudes : Le faire ou le faire faire. J’hésite rarement.

Grégoire Lacroix

Bien s’organiser en télétravail, astuce 5 : Un équipement adéquat

Cela tombe sous le sens, mais pour bien s’organiser en télétravail, il est nécessaire d’avoir tout l’équipement adapté à votre mission.

Le béaba est d’avoir un ordinateur et une connexion internet performante. Sans cela, il vous sera impossible de réaliser vos tâches quotidiennes. Le matériel informatique est généralement fournit par les entreprises. Si votre connexion à votre domicile laisse à désirer, optez pour une clé 4G. Un autre point souvent négligé mais qui demeure important est de vous aménager un espace de travail ergonomique. En effet, il faut éviter de vous exposer à des troubles musculosquelettiques.

Dans cette continuité, assurez vous d’avoir à disposition tous les moyens nécessaires pour bien communiquer avec vos collaborateurs. Un téléphone portable ou un téléphone fixe, un casque avec micro etc…

Ensuite, comme indiqué précédemment, il est important d’anticiper les tâches que vous allez effectuer en télétravail. Cette organisation vous permettra de penser à prendre tous les documents papiers nécessaires avec vous pour ne pas vous retrouver coincé une fois chez vous.

Enfin, et c’est une question à traiter avec votre entreprise, il est important de disposer des sécurités informatiques nécessaires pour qu’aucune donnée potentiellement sensible ne puisse fuiter ou être perdue.

Les pièges du télétravail

Pour bien s’organiser en télétravail, il est important d’éviter certains pièges.

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Le premier est le manque d’organisation. Se retrouver dans un contexte différent de celui de l’entreprise peut perturber nos habitudes et nos routines de travail. Comme expliqué précédemment, il est important d’anticiper le travail à réaliser et de pouvoir s’organiser efficacement pour que nos journées en télétravail soient productives.

Ensuite, certaines personnes peuvent manquer d’autonomie. En entreprise, il est facile de trouver des collaborateurs experts dans certains domaines pour nous aiguiller. Cet élément sera moins accessible depuis la maison. Certaines personnes ont également besoin d’un micro management plus poussé (voir Comment être un bon manager), elles peuvent donc se sentir perdue lorsqu’elles se retrouvent seules à la maison.

Enfin, le piège le plus courant est de ne pas avoir de limite entre la vie personnelle et professionnelle. Le télétravail doit rester un temps de travail. On peut facilement se faire piéger par les tentations présentes à notre domicile. Par exemple prendre une heure pour avancer dans son ménage, allumer la télévision etc…

Références et mots de la fin

J’espère que cet article vous aura permis de trouver des bons conseils pour que vous puissiez pleinement vous épanouir lors de vos journées en télétravail.

D’un point de vue personnel, je trouve que cette pratique est une évolution positive dans nos manières de travailler. En effet, elle démontre premièrement une relation importante de confiance entre l’employeur et le salarié. Ensuite, le télétravail permet de couper notre routine habituelle est de pouvoir exercer son activité dans un cadre calme et familier. S’il est bien organisé et préparé, il permet d’augmenter notre productivité en nous extirpant de plusieurs facteurs potentiellement polluants au sein de l’entreprise.

Si le développement personnel et professionnel vous intéresse, n’hésitez pas à découvrir le livre Rédigez et résolvez votre formule du bonheur. Ce dernier vous propose une méthode simple et efficace pour augmenter votre capital bonheur sur les différents aspects de votre vie.

Et vous, que pensez vous du télétravail ? Est-il une bonne expérience de votre point de vue ? Souhaitez-vous partager d’autres astuces ? Exprimez-vous dans les commentaires.

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Sources : https://www.entreprises.cci-paris-idf.frhttps://www.juritravail.comhttps://www.capital.fr

Photo de couverture et images : https://pixabay.com/fr

Citations : https://www.proverbes-francais.fr

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À bientôt et soyez heureux !

JB


Le travail n’est pas seulement une nécessité, il est aussi un besoin métaphysique de l’homme. Travailler beaucoup, pour en être beaucoup récompensé, est une forme d’héroïsme pacifique.

Jean Dutourd

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